La démarche d’architecture d’entreprise: un levier pour les directions des systèmes d’information en quête de performance

Pourquoi l’architecture d’entreprise ?

Les directions des systèmes d’information (DSI), vues hier comme des centres de coûts pour l’entreprise, deviennent de plus en plus des centres de valeur ajoutée pour les métiers. Les DSI répondent aux besoins de leurs métiers avec les différentes solutions qu’elles mettent à leur disposition. Mais comment s’assurer que les moyens mis à disposition par les DSI répondent le plus efficacement aux objectifs métiers et stratégiques des organisations dans lesquelles elles s’inscrivent ? C’est un des défis d’une démarche d’architecture d’entreprise.

Dans cet article, nous allons introduire les enjeux, les défis et les contraintes auxquels les équipes d’architecture d’entreprise font face dans les organisations. Nous allons également aborder les opportunités, les bénéfices et les leviers à adopter pour réussir votre démarche d’architecture d’entreprise.

Qu’est-ce que l’architecture d’entreprise ?

Dans les années 1990, John Zachman introduit un nouveau cadre de travail pour décrire l’architecture de systèmes d’information. Ce cadre permet de décomposer en 5 couches successives (le périmètre, l’organisation, le système, la technique, le composant/sous-traitant) un système d’information.

Cette décomposition est reprise et ajustée par l’organisation The Open Group qui crée le The Open Group Architectural Framework (TOGAF).

On représente cette approche en un découpage de 5 couches successives.

Tout d’abord, la couche stratégique définit les objectifs et la vision de l’organisation. Puis la couche métier décrit les processus métiers. Ensuite, la couche applicative décrit les applications supportant les processus. Et après la couche information précise les données manipulées par les systèmes. Enfin, la couche infrastructure et réseau expose les composants techniques sous-jacents à toutes les précédentes couches.

En synthèse, on définit donc l’architecture d’entreprise comme une approche permettant de décrire, analyser et optimiser toutes les interactions et dépendances entre l’ensemble des composants (métiers ou techniques) constituant une organisation afin qu’elle atteigne ses objectifs stratégiques.

Objectifs et enjeux de l’architecture d’entreprise pour une DSI

Une DSI contemporaine ne se limite pas uniquement à la gestion de son parc informatique ou au support des incidents bureautiques.

La DSI a pour rôle de concevoir, mettre en place, sécuriser, gérer et faire évoluer les solutions mises en place pour répondre aux besoins de l’entreprise, ses métiers. Elle se positionne comme un centre de service créateur de valeur métier.

Les solutions mises en place par la DSI comprennent l’utilisation de matériels (infrastructures, réseaux, postes bureautiques, écrans, etc.) exploitant des logiciels manipulant des données, le tout géré par des équipes. Celles-ci devant s’assurer d’acquérir les expertises nécessaires pour installer, maintenir et faire évoluer les systèmes d’information de l’entreprise.

Ainsi les DSI doivent s’assurer de proposer les solutions les plus adaptées aux objectifs de l’entreprise. C’est là où la démarche d’une architecture d’entreprise intervient.

Les principaux objectifs de la démarche d’architecture d’entreprise sont :

• De faciliter l’alignement stratégique des métiers avec les systèmes d’information ;
• De standardiser, mutualiser, d’optimiser les systèmes d’informations ;
• D’améliorer la prise de décision ;
• De réduire les coûts pour l’entreprise ;
• D’identifier les futures opportunités.

En complément, la mise en place d’une démarche d’architecture d’entreprise pour atteindre ces objectifs devra composer avec de nombreux facteurs exogènes à l’organisation.

Elle devra notamment intégrer l’évolution continue des technologies, leurs complexités et par conséquent l’obsolescence de ces composants dans son organisation afin de garantir la sécurité et la stabilité continue des systèmes déployés ou à venir.

À cela s’ajoute la prise en compte des évolutions réglementaires multiples, qui rajoutent de nouvelles contraintes sur les systèmes d’information.
Enfin, la démarche d’architecture d’entreprise doit s’inscrire dans une vision long terme pour permettre à l’organisation d’anticiper et de planifier les transformations en cours et à venir.

Aperçu de la démarche d’architecture d’entreprise

Pour faciliter l’alignement stratégique des métiers avec les systèmes d’information

Il est nécessaire d’identifier les objectifs métiers et de les traduire en exigences pour les systèmes d’information. On impliquera donc toutes les parties prenantes en incluant la direction, les responsables métiers et les équipes techniques au sens large pour garantir une vision commune. L’ensemble de ces échanges aura pour objectif de s’aligner et de partager un objectif commun.

Pour standardiser, mutualiser, optimiser les systèmes d’information

Le patrimoine documentaire de l’organisation est une ressource clef pour atteindre cet objectif. Il sera nécessaire de revoir la documentation des processus existants, les schémas d’architectures de différents niveaux (généraux, applicatifs, données ou techniques) existantes.

L’analyse de ce volume d’information en identifiant les manques et les redondances afin de dégager des axes d’amélioration, afin de standardiser et mutualiser les processus et les procédures et les pratiques des équipes. Il sera également possible d’identifier les possibilités de réutiliser certains composants logiciels, techniques ou technologiques pour atteindre un même objectif. Ces différentes actions permettront également d’améliorer l’interopérabilité, la compatibilité et la facilité des intégrations futures.

Pour améliorer la prise de décision

Il est nécessaire de poser un cadre de gouvernance des systèmes d’information commun et transverse à l’organisation.

Ce cadre permet ainsi de clarifier les rôles et responsabilités de chaque partie prenante de la démarche d’architecture, améliorant la coordination des équipes et l’exécution des tâches qui leur incombent.

L’alignement avec les objectifs métiers et la cartographie des systèmes permettront de mieux prioriser les investissements sur les projets apportant une valeur métier plus importante.

Enfin le cadre de gouvernance et la cartographie à jour des systèmes permettront d’améliorer et de diffuser la connaissance globale du système d’information, impliquant une identification plus précise des dépendances et des risques auxquels les systèmes sont soumis.

La mise en place d’indicateurs de performance ou de résultat à chaque niveau d’analyse du système permet d’évaluer objectivement les transformations afin de s’ajuster en continu.

Par conséquent toutes ces activités permettent de donner aux parties prenantes les informations nécessaires à des décisions plus éclairées.

Pour optimiser les coûts et les ressources

La standardisation, mutualisation et optimisation des systèmes d’information passent notamment par la suppression d’applications, composantes ou infrastructures obsolètes ou redondantes entraînant des réductions de coûts en termes de maintenance et de licences. Il est également possible d’optimiser les coûts et les ressources en adoptant de nouvelles pratiques ou technologies (par exemple avec la virtualisation, l’automatisation ou l’usage de systèmes intelligents). À noter que l’optimisation des coûts et des ressources ne doivent pas se faire au détriment de la qualité de service fourni par la DSI, qui est un facteur différenciant et moteur dans l’atteinte des objectifs métiers de l’entreprise.

Pour identifier les futures opportunités

Il est difficile de parler d’une démarche d’architecture d’entreprise sans évoquer les activités de veilles (technologique, méthodologique ou encore économique) qui vont alimenter les réflexions des responsables de cette démarche et essayer de donner de la visibilité sur les changements à venir qui vont impacter l’organisation.

Contraintes et défis à surmonter

On peut identifier de manière non exhaustives certaines contraintes qui viendront entraver la progression de la démarche d’architecture d’entreprise. Il faudra donc savoir les identifier rapidement dans votre transformation et les adresser au plus tôt afin qu’elles vous bloquent le moins possible.

La culture d’entreprise lorsqu’elle promeut une organisation en silo et la séparation stricte des activités entre les équipes métiers et les équipes de la DSI sera un blocage important lors de la mise en place de votre démarche d’architecture d’entreprise.

Il faudra donc user de bons communiquant afin de partager les bénéfices attendus de la démarche et partager régulièrement les réussites pour continuer de fédérer les équipes.

A cela s’ajoute de façon générale dans les projets de transformation lors de la mise en place de nouvelles démarches, vous ferez face à des groupes de collaborateurs qui seront réticent au changement. Il conviendra d’abord ces groupes de collaborateurs par une approche de conduite du changement. Les consultant(e)s Redsen utilisent le framework PROSCI dans le cadre de notre offre conduite du changement.

Afin de garantir que la démarche soit correctement cadrée et menée à son terme, assurez-vous de vous faire accompagner de profil hybrides ou spécialisés en interne ou en externe le temps de vos équipes se constituent.

Au fur et à mesure de votre progression, il ne faudra pas hésiter à remonter les blocages que vous rencontrerez notamment tous ceux concernant la dette technique de certains composant. Il est plus complexe d’intégrer des technologies modernes avec des solutions historiques.

Ainsi il faudra vous assurer que tout au long de ce chantier un processus de gestion de la connaissance soit mis en place afin de revoir les éléments dont vous avez besoin et de documenter en continue vos travaux. Le manque de connaissance du fait du départ d’un collaborateur non remplacé ou d’une gestion historique chaotique est une forte contrainte dans la démarche.

Enfin, les défis à surmonter dans le cadre d’une démarche d’architecture d’entreprise seront de vous assurer que vous n’empêcherez pas vos systèmes et composants d’évoluer en continue. Il faudra également ajuster en continuer les besoins métiers avec les capacités de la DSI afin de s’assurer l’alignement constant de l’architecture avec les besoins actuels et futurs de l’entreprise. Pour terminer, pour continuer la démarche jusqu’au bout, il faudra vous munir de l’aide de vos sponsors pour garantir le soutien de la démarche et l’octroie de budget nécessaire à la conduite des activités opérationnelles à la suite du projet de mise en place.

Facteurs de réussite et prochaines étapes

L’architecture d’entreprise n’est pas un simple exercice technique, mais une démarche stratégique permettant à la DSI de devenir un partenaire sur le long terme des métiers.

L’objectif de structurer les systèmes d’information de manière cohérente et évolutive, a pour effet de :

• Réduire les coûts avec un objectif d’améliorer et/ou d’optimiser les performances.
• D’intégrer au fur et à mesure les nouvelles technologies tout en garantissant une cohérence des systèmes.

Permettant ainsi d’améliorer la prise de décision au sein des organisations

Cependant, sa mise en œuvre nécessite une vision claire, un engagement fort de la direction et une collaboration étroite entre les équipes métiers et techniques.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur la démarche d’architecture d’entreprise.