Gestion de Portefeuille de Projets (PPM) : définition et exemples

Dans un contexte concurrentiel important, les dirigeants sont responsables d’identifier les orientations stratégiques selon les opportunités offertes par le marché. Ils doivent ainsi favoriser le développement de nouveaux produits, mieux gérer les budgets d’investissements et surtout contrôler les frais d’exploitation pour conserver ou accroître leur position sur le marché.

L’innovation des entreprises passe par les projets. Cependant, majorité de projets n’atteignent pas leurs objectifs : dépassement de délais, surcoûts importants, qualité technique du produit insuffisante, etc.

La non atteinte des objectifs est souvent due à un environnement excessivement complexe (ex : acteurs divers, environnement extérieur non maîtrisable). Alors, en quoi la gestion de portefeuille de projets peut-elle aider les dirigeants ?

 

1. Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets (PPM) ?

Elle aide ainsi les chefs d’entreprise à aligner les projets IT que l’entreprise décide de mettre en œuvre avec sa stratégie et donc de vérifier que ces projets sont en accord avec les objectifs stratégiques.

Elle permet de répondre à différentes problématiques et peut donc consister en des implémentations différentes mais qui amènent toutes de la valeur au business :

• Implémenter un processus de priorisation des projets,
• Prioriser les projets et simuler la valeur de différents scénarios pour prendre la meilleure décision,
• Optimiser l’utilisation des ressources de l’entreprise,
• fournir à la société la capacité de saisir les coûts estimés et bénéfices escomptés sur la durée du projet de manière pluriannuelle si nécessaire,
• accepter et planifier les demandes de changement sur des projets existants. Cela lui permet de centraliser ces demandes et de les mettre en visibilité de toutes les parties prenantes.

La gestion de portefeuilles de projets consiste donc à classer les projets selon différents critères pour faciliter la prise de décision.

Ces critères sont le plus souvent :

• La cohérence avec la stratégie de l’entreprise,
• La capacité d’intégration de la solution dans l’entreprise,
• L’efficacité,
• La capacité à en tirer des bénéfices.

D’autres méthodes comme la méthode Mareva propose d’autres axes d’analyse (cf. article : Sélection des projets : La méthode Mareva)

 

2. Pourquoi mettre en place une gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets constitue un levier stratégique pour les organisations souhaitant mieux piloter leurs investissements et maximiser la valeur délivrée. Elle permet notamment de :

• renforcer l’alignement entre la stratégie et les projets
• améliorer l’allocation des ressources
• arbitrer plus efficacement entre plusieurs initiatives
• réduire les risques liés aux investissements
• améliorer la visibilité globale sur les projets

Elle s’inscrit ainsi comme un outil de pilotage indispensable pour les directions métiers et les DSI.

 

3. Les étapes de la gestion de portefeuille de projets

La mise en place d’une gestion de portefeuille de projets repose sur plusieurs étapes structurantes.

• Identification des projets : recenser les idées et les initiatives, issues des besoins métiers ou des opportunités stratégiques.
• Évaluation des projets : analyser chaque projet selon des critères de valeur, de risque, de coût et d’alignement stratégique.
• Priorisation et arbitrage : comparer les projets entre eux afin de sélectionner ceux qui apportent le plus de valeur.
• Planification et allocation des ressources : organiser les projets retenus en fonction des capacités de l’entreprise.
• Pilotage et suivi du portefeuille : suivre l’avancement, ajuster les priorités et réévaluer les décisions en fonction du contexte.

Cette approche permet d’assurer une gestion dynamique et évolutive du portefeuille.

 

4. Quelles différences entre la gestion de portefeuilles de projets et la gestion de projet ?

La gestion de portefeuille de projets englobe différentes disciplines et bien évidemment la gestion de projet.

La gestion de projet consiste à faire appel à des compétences et des techniques liées uniquement au projet concerné, tandis que la gestion de portefeuilles de projets implique la prise en compte de données stratégiques, la gestion du risque ainsi qu’une certaine cohérence fonctionnelle d’un ensemble de projets.

Elle vise donc à aligner le système d’information sur les priorités stratégiques de l’entreprise tout en optimisant l’affectation des ressources. La réflexion ne porte donc pas seulement sur les critères de coût et de rentabilité mais aussi sur la prise de risque et la valeur stratégique…

On peut donc estimer que la gestion de projet apporte une réelle valeur au business en :

• Réduisant les dépassements de délais,
• Réduisant les dépassements de budget,
• Augmentant le pourcentage de projet qui apporte une vraie valeur économique à l’entreprise.

 

5. Les bénéfices d’une gestion de portefeuilles de projets pour les DSI

En mettant à la disposition du top management une vision globale de l’existant et de l’ensemble des projets, la gestion de portefeuilles de projets permet de supprimer les éventuelles redondances  dans l’allocation des ressources et donc permet d’optimiser l’allocation des ressources, optimiser leur planification et de réaliser un meilleur arbitrage.

Par la suite, des matrices d’analyses permettent d’évaluer le niveau de risque des différents projets et leur viabilité financière et ainsi de décider du lancement ou pas de ces projets.

Grâce à des tableaux de bord globaux, il facilite la prise de décision pour décider de la poursuite, de l’arrêt ou de la réorientation de certains projets IT.

Les meilleures entreprises qui utilisent le PPM le font non seulement pour standardiser les processus et les règles mais aussi pour être en position de réviser souvent leurs priorités si nécessaires en fonction des conditions business, ce qui leur donne un réel avantage compétitif.

La gestion de portefeuilles de projets réduit donc le risque global. Chaque projet est donc considéré comme un investissement isolé dont il faut suivre de près le « rendement », tout en tenant compte de la rentabilité de tout le portefeuille.

 

6. Les outils de gestion de portefeuille de projets

Les outils de gestion de portefeuilles de projets ou PPM ont pour objectifs de :

• Normaliser les processus de gestion de projets,
• Accélérer et d’améliorer le suivi des projets à des fins d’arbitrage et de pilotage.

Ces outils aident donc, dans un premier temps, les dirigeants d’entreprise à recueillir des idées de projets, à les qualifier, mais aussi et surtout à les hiérarchiser pour décider des projets à lancer en priorité, mais aussi des projets à geler ou à annuler.

Associer aux capacités de gestion des ressources (l’affectation des ressources tâche par tâche), ces outils permettent de rendre compte des activités et d’obtenir des données d’analyse pour le pilotage des projets.

Cependant le choix d’un outil PPM ou la mise en place d’un outil PPM sont compliqués et nécessitent de se poser les bonnes questions.

 

Conclusion

En résumé, le management de portefeuille de projets est critique pour une entreprise. Elle permet de reconnaître le besoin d’innover et de développer de nouveaux produits en choisissant les bons projets.

Elle est une manifestation directe de la mise en œuvre de la stratégie d’affaires de l’entreprise par la réalisation des projets.

Le management de portefeuille de projets aide ainsi les dirigeants à :

• Mieux choisir les projets à réaliser en fonction des objectifs stratégiques et de la capacité de l’entreprise,
• Obtenir une vision globale de l’avancement de l’ensemble des projets en cours ou à venir de la prochaine année,
• Améliorer le suivi des dépenses et des prévisions de coûts ou de revenus de l’ensemble des projets,
• Gérer et suivre la capacité à réaliser des projets en fonction du personnel disponible dans l’entreprise (faire plus avec les moyens disponibles),
• Mesurer les interdépendances des projets et à suivre globalement les risques des projets d’investissements.

Vous souhaitez mettre en place une gestion de portefeuille projets ou améliorer votre gestion actuelle ? Découvrez notre audit PPM ou contactez-nous pour un accompagnement personnalisé !

 

FAQ sur la gestion de portefeuilles de projets (PPM)