PI Planning : définition et principes clés

Les méthodes agiles ont jusqu’à présent prouvé leurs bénéfices au sein des grandes entreprises : réduction du Time to Market, réactivité face au changement, amélioration de la collaboration… Si nombre d’entreprises ont pris le parti d’adopter une méthode de delivery agile, seule une minorité semble avoir adopté le framework de l’agilité à l’échelle, aussi appelé SAFe. Si vous êtes ici, alors c’est que vous cherchez à mieux comprendre les implications de ce framework. Suite à notre premier article d’introduction au sujet, nous souhaitons vous présenter dans cet article les principes du PI planning, un des rituels fondamentaux du framework SAFe.

Qu’est-ce qu’un PI Planning ?

Pour comprendre ce qu’est un PI planning, il faut avant tout comprendre ce qu’est un PI.

Un « Program Increment » (PI) est une période de temps destine à « livrer de la valeur » en développant, testant et obtenant des retours pour améliorer le produit final.

Le PI planning est ainsi une cérémonie du framework SAFe permettant de planifier la prochaine période de temps (le « Program Increment ») en s’alignant sur les objectifs à atteindre et les travaux à réaliser. Cette cérémonie dure en moyenne deux jours, et s’intercale entre chaque PI qui dure en général 8 à 12 semaines.

Au même titre que les sprints dans la méthode agile scrum classique qui durent 1 à 4 semaines, les PI permettent de définir une cadence de delivery. Pour beaucoup d’entreprises, les PI sont organisés de manière à se caler sur les trimestres sur une année.

 

Qui participe à un PI planning ?

Les participants à chaque PI planning sont les membres de l’« Agile Release Train » (ART). Un train agile inclut toutes les personnes permettant de définir, développer, valider et livrer en continu.

Ainsi, par définition, le train agile doit inclure les membres suivants : 

• Product Owner (PO) qui est responsable de la définition des fonctionnalités, des priorités et de la vision globale du produit
• Product Managers (PM) ou responsables de produit, qui peuvent contribuer en apportant des précisions sur les besoins des utilisateurs et les objectifs commerciaux
• Directeurs / Managers, qui partagent les directives stratégiques, résolvent les problèmes ou fournissent des ressources supplémentaires si nécessaire
• Équipe de développement, qui travaille sur le développement du produit, et informe sur les efforts nécessaires, les dépendances et les risques
• Scrum Master, qui veille à ce que la méthodologie agile soit respectée et joue un rôle de facilitateur
• Responsables de l’Architecture et de la Qualité, qui garantissent la cohérence des décisions prises avec la vision architecturale et technique
• Release Train Engineer (RTE), qui contribue au bon déroulement des rituels et process du framework SAFe. En tant que facilitateur, il contribue à la coordination entre les équipes, remonte les alertes aux managers ou stakeholders afin d’adresser les problèmes et risques pouvant freiner le train agile.

 

La participation de l’ensemble de ces membres permet de garantir l’agilité du train et sa capacité à livrer en continu. 

 

Comment se déroule un PI planning ?

Les deux jours dédiés au PI planning se déroulent habituellement de la manière suivante.

Premier jour : alignement de la vision et définition d’une première proposition pour le PI

L’introduction : le contexte et les enjeux business

Le PI planning débute par une introduction du contexte et des enjeux business par les sponsors (idéalement membres COMEX ou à un niveau stratégique) qui doivent permettre de donner du sens aux projets présentés lors du PI planning. Elle doit également permettre de présenter les priorités et les expliquer, afin que les équipes puissent arbitrer dans leurs dépendances et comprendre les impacts ou risques sur le business si ces projets ne sont pas menés.

La présentation de la vision produit et de la vision architecturale

S’ensuite une présentation plus technique : celle de la vision produit et de la vision architecturale. Cette présentation doit permettre de donner un cadre et des instructions pour orienter les échanges des équipes impliquées dans les développements. 

La présentation du déroulé des ateliers du PI planning

Ensuite, le RTE présente la démarche pour la suite du PI planning ainsi que les attentes en termes de livrables. Chaque atelier projet durant la phase de co-construction de proposition de plan doit être mené en replantant le contexte du projet, ses objectifs, un découpage de manière macro en phases et les acteurs identifiés. Cela permet aux différentes équipes de savoir si elles sont bien identifiées et de réagir si elles pensent ne pas l’être alors qu’elles identifient des impacts.

A l’issue de cette présentation, en général une demi-journée s’est écoulée. Si le PI planning se tient sur deux jours complets, l’idéal est de terminer la matinée sur cette présentation et de laisser les équipes s’atteler aux ateliers de co-construction toute l’après-midi.

La construction du plan : les ateliers projets

L’après-midi est ainsi dédiée la co-construction d’une proposition de plan. Les différentes équipes participent aux ateliers projets pour lesquels elles sont identifiées : en général, chaque équipe a reçu la liste en amont et désigné une personne pour représenter l’équipe. Plusieurs ateliers sont généralement parallélisés et le planning a été ajusté par le RTE afin de permettre à chaque équipe d’avoir un représentant pour chaque projet. 

Chaque atelier projet doit permettre à chaque équipe d’identifier ses implications, et d’avoir la liste des fonctionnalités à délivrer. Ainsi, dans un premier temps, le chef de projet doit pouvoir répondre aux questions des représentants techniques afin d’adresser tous les points fonctionnels essentiels qui leur permettront d’affiner les solutions à proposer. Un deuxième temps doit permettre aux représentants techniques d’échanger avec les équipes de développement pour identifier les dépendances ou points bloquants, définir des macro-solutions et chiffrer l’effort de manière macro.

La revue de la proposition par le management

Cette première journée se termine sur la présentation de la première proposition de plan au management.

Le management a ainsi ensuite un temps dédié à la révision de la proposition et prépare ses retours pour permettre aux équipes de réajuster le lendemain.

 

Deuxième jour : ajustement et validation collective de la proposition

La révision de la proposition par le management

Le lendemain, le management partage ses retours, puis les équipes travaillent sur le réajustement de la proposition. Des ateliers sont ainsi organisés ensuite selon les projets nécessitant une révision. Cette proposition révisée est ensuite présentée, réajustée une dernière fois si besoin puis validée. 

L’identification des risques

Les équipes identifient et évaluent ensuite les risques et potentiels obstacles à la réalisation des objectifs. Cette étape permet d’anticiper les réactions et solutions à mettre en place en cas de réalisation de ces risques. Elle permet en outre de confirmer avec le management si ces risques sont acceptables ou non. 

Cette gestion des risques peut se faire via la méthode ROAM en attribuant un statut à chaque risque :

Le vote de confiance

Le PI planning se termine par un vote de confiance. Dans un premier temps, chaque personne indique sur une échelle de 1 à 5 (5 pour une confiance élevée) si elle pense que le plan proposé pour son équipe est réalisable et acceptable. Si la moyenne est inférieure à 3, alors le plan doit être réajusté. Les votes faibles (≤2) sont discutés pour identifier les points bloquants. Une fois la confiance obtenue pour chaque équipe, un second vote permet de valider la proposition pour l’ensemble des équipes. 

La rétrospective

Enfin, la journée se termine sur une rétrospective du PI planning.

La rétrospective est un rituel agile permettant à chaque membre de l’équipe de partager ses retours afin d’améliorer la prochaine session. Comme son nom l’indique, l’idée est de faire le point sur l’itération passée afin d’identifier ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné, ce qui a été bloquant et ce qui a aidé. Chaque membre va remonter à son échelle ce qu’il a identifié, en général sur un board avec des post-its, et un temps de parole est accordé à chacun pour expliciter ses post-its si nécessaire. L’objectif est de ressortir de ce rituel avec des actions préventives ou correctives pour adresser les points bloquants et les points qui n’ont pas fonctionné.

 

Réussir son PI planning

Une bonne préparation organisationnelle, contenu et logistique

 

Exemple d’un board pour le PI Planning (Klaxoon)

Les outputs attendus

En sortie de PI planning, deux outputs essentiels doivent permettre d’aligner les acteurs sur le déroulement du Program Increment à venir et serviront de boussole :

• Les PI Objectives pour chaque équipe, avec une valeur business attribuée par les Business Owners. A savoir qu’en plus de ces objectifs définis, les équipes peuvent définir des objectifs non engagés. Ces objectifs sont inclus dans le plan mais explicitement marqués comme incertains, afin de gérer les risques et les dépendances. Cette transparence renforce la fiabilité du plan global.
• Le Program Board, qui visualise les fonctionnalités planifiées, les dépendances entre équipes et les jalons clés. Ces livrables assurent la transparence et l’alignement entre toutes les parties prenantes.

Suivre les engagements à la suite du PI planning

S’améliorer en continu via la rétrospective et le feedback

Enfin, il faut garder à l’esprit qu’un PI planning ne peut être parfait ! La rétrospective en fin de session permet de recueillir du feedback pour s’améliorer. Chaque PI planning doit se dérouler en adressant au maximum les retours obtenus à la rétrospective précédente.

Pour aller plus loin sur le framework SAFe, n’hésitez pas à vous référer à notre offre de conduite du changement.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.