Management visuel & stratégie e-commerce : des outils à utiliser dès l’atelier de cadrage.

Cet article vous permettra de vous aider dans la construction d’une stratégie e-commerce dès l’atelier de cadrage en utilisant tous les avantages d’outils et techniques issue du management visuel.

Pourquoi utiliser des outils issus du management visuel ?

Quelques rappels le management visuel : Qu’est-ce que c’est ?

La notion et les outils de management visuel ont été introduits dans les années 1990 avec l’arrivée du Lean Management.

L’un des objectifs du Lean Mangement est d’éviter le gaspillage sous toutes ses formes, soit en surévaluant ou en sous-évaluant les capacités des systèmes et des ressources à utiliser dans le processus de création de valeur de l’entreprise. L’élimination des gaspillages au sein de l’organisation permettra d’améliorer l’efficacité et la performance de l’organisation dans son ensemble. Le management visuel est associé au Lean Management, mais aujourd’hui cette définition peut être ouverte à tout type d’organisations. Le management visuel c’est l’ensemble des pratiques permettant de partager une information sous un format visuel.

Par conséquent, l’utilisation de techniques et d’outils permettant d’identifier clairement et rapidement ce qui ne va pas, ce qui a changé ou ce qui va bien sont des objectifs à atteindre dans le cadre du lean management.

Ainsi, c’est à partir de ce besoin que l’on voit émerger de plus en plus d’outils visuels aidant à la prise de décisions rapide, que l’on catégorisera comme faisant partie du management visuel. Les supports les plus fréquents sont les images pour représenter des risques (route, dans les gares, sur les chantiers, etc.)

Les avantages dans l’utilisation d’outils issus du management visuel

1. Améliorer la compréhension de sujets simples ou complexes

L’utilisation d’outils issus du management visuel permettant de représenter sous forme diagramme, d’image, de flux ou tout autres types de représentation vous permettra de faire passer un maximum d’information en ciblant l’idée que vous souhaitez transmettre. Ce type de représentation permettra de rendre plus accessibles des idées ou problèmes complexes.

2. Améliorer la prise de décision

Une fois les idées ou problèmes complexes représentés via des outils de management visuel il sera plus simple pour les décisionnaires de se positionner. Le temps d’arbitrage sera également diminué si les enjeux des problèmes sont correctement représentés, cela demande cependant un esprit de synthèse aiguisé pour aller à l’essentiel. En revanche, il ne faut pas oublier la complexité d’un problème et la masquer, il est donc nécessaire de se faire accompagner de sachant lorsque des sujets complexes sont vulgariser.

3. Réduire le gaspillage

La mise en place de représentation visuelle permet d’aller à l’essentiel sur un sujet et de s’abstraire de contraintes n’ayant pas d’importance dans le contexte représenté.

4. Favoriser la communication

La représentation visuelle de sujet complexe permet d’en faciliter leur accès et donc de contribuer à leur plus large diffusion au sein d’une organisation ou d’une équipe. Ainsi, cela permet à l’ensemble du public ciblé de s’approprier ce sujet, d’en comprendre les enjeux, d’en partager les objectifs et de le diffuser à son tour à d’autres personnes.

5. Rendre possible l’amélioration continue

L’utilisation d’outil du management visuel en s’appuyant sur les quatre avantages précédents permet à une organisation d’aller vers une démarche d’amélioration continue de son organisation, de ses processus et de ses outils.

L’atelier de cadrage pour élaborer une stratégie e-commerce

 

Pour où devons-nous commencer pour mener notre atelier de cadrage ?

Comprendre la vision d’entreprise et ses objectifs

La vision d’entreprise doit être compréhensible et partagée par vos équipes. Cet aspect est souvent mis de côté. C’est un levier pour fédérer les équipes entre elles lors de la mise en place de la stratégie. Il est donc nécessaire d’y revenir rapidement en cadrage pour s’assurer de l’alignement de toutes les parties prenantes.

Les objectifs à atteindre doivent être suffisamment clairs et précis pour que vous puissiez cadrer votre stratégie. Pour cela vous pouvez les redéfinir avec la catégorisation SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Cette dernière vous permettra de gagner en clarté lorsque vous expliquerez l’adéquation de votre stratégie aux objectifs à atteindre afin de fédérer et d’embarquer vos équipes dans les actions à mener pour y arriver.

Commencer par la définition d’un cas d’usage client

Une fois les objectifs à atteindre clairs et partagés, le plus simple pour débuter un cadrage est de définir un cas d’usage client qui est en relation avec l’un de vos objectifs. Cette étape nécessite une prise de recule et une analyse sur les cas d’usage client rencontrés actuellement dans votre entreprise.

Une fois le ou les cas d’usage client défini, vous devez vous efforcer de comprendre les besoins, les freins, les motivations de vos clients. Le plus important dans cette étape est de savoir se mettre à la place de votre client pour mieux voir les choses de son point de vue et le remettre au centre de vos réflexions.

Les outils issus du management visuel afin d’animer un atelier

Quelques exemples d’outils à utiliser

Pour représenter et partager sur les informations exposées précédents vous aurez à votre disposition un panel d’outil issue du management visuel :

• Pour identifier des groupes de client vous pouvez réaliser des personas. (Exemple)
• Pour identifier les parcours de vos clients sur votre site internet, vous pourrez réaliser des cartes d’expérience utilisateur. (Exemple)
• Pour prioriser les objectifs à atteindre vous pourrez utiliser la matrice d’Eisenhower. (Exemple)
• Pour identifier vos forces et faiblesses sur un marché dans atelier de cadrage vous pouvez utiliser une matrice SWOT. (Exemple)
• Pour une fois votre atelier de cadrage réaliser vous pourrez suivre les actions affectées à votre équipe dans un Kanban. (Exemple)
• Pour soutenir votre créativité et cartographier les scénarios possibles pour atteindre vos objectifs vous pouvez utiliser des cartes mentales. Voici un exemple de représentation sous forme de carte mentale d’un site e-commerce. (Exemple)

Ainsi toutes ces techniques issues du management visuel vous permettront d’améliorer la manière dont vous aller approfondir ou délimiter un sujet, afin de construire au fur et à mesure votre stratégie e-commerce.

Ne soyez pas étonner qu’il vous faille 3 à 4 ateliers afin de cadrer correctement la stratégie que vous souhaitez mettre en place. Le document que vous devez produire à la fin de votre cycle d’itération est un fichier qui en face de chaque objectif fixé associe les activités que vous allez lancer pour les atteindre. Il n’est pas nécessaire de rentrer dans des détails trop précis à ce moment. Le document qui précisera dans chaque activités ou chantiers que vous allez lancer est le plan d’action, vous pouvez construire un plan d’action par chantier ou un plan d’action associé à votre activité.

Pour aller plus loin

Lorsque vous aurez lancé votre stratégie, il ne faudra pas oublier d’ajuster votre plan d’actions en fonction des obstacles que vous allez rencontrer. La question que vous devez vous poser à chaque fois que vous rajouterez ou adapterez une activité dans votre plan chantier : En quoi est ce que cette activité contribue à l’atteinte de mon objectif et quel est l’indicateur opérationnel qui me permettra de suivre sa contribution ?

Vous pourrez ensuite avoir recours à un tableau de bord pour piloter l’atteinte de vos objectifs. Il ne faudra pas oublier de rester dans une démarche de management visuel lorsque vous construirez votre tableau de bord. Limitez votre tableau de bord à quels indicateurs clefs, si vous souhaitez rentrer dans le détail préparer un support en annexe.

Vous avez donc à votre disposition quelques informations vous permettant d’initier, conduire et réaliser le cadrage de votre stratégie e-commerce en vous aidant d’outil issue du management visuel.

 

Quelques informations utiles dans la conduite de vos futurs ateliers de cadrage de votre stratégie e-commerce

Afin de ne pas vous faire perdre du temps, voici quelques erreurs qu’il ne faut pas reproduire dans votre cadrage

Les erreurs à éviter :

• Foncer tête baissée dans l’établissement d’une stratégie de votre côté tout(e) seul(e).
  • La recherche de piste ou de nouvelles idées peut se faire tout seul mais n’oubliez pas que c’est un travail collaboratif, dans ce sens il sera plus facile à partager et à y faire adhérez vos équipes opérationnelles.
• Une stratégie c’est l’art de manœuvrer habilement pour atteindre un but, ne vous embarquez pas dans quelque chose de très complexe et loin des réalités et difficiles à comprendre.
  • Restez simple, vous pouvez établir votre stratégie sur deux horizons de temps court (6 à 18mois) et moyen terme (2 à 3ans) mais laisser le long terme à la stratégie d’entreprise.
  • De plus, le plus vous établirez des chantiers simples plus vous pourrez les déclinez en actions simples à réaliser pour vos équipes opérationnelles.
• N’imposez pas des outils.
  • Les outils de management visuel que vous allez utiliser dans vos ateliers de cadrages doivent être partagés par toutes les parties prenantes.
• Ne vous précipitez pas dans la réalisation de votre stratégie.
  • Il est parfois difficile de dire non et de prendre la pression de sa direction, cependant un temps de réflexion intense est nécessaire pour réaliser une stratégie, vous ne pouvez pas en réaliser une la veille pour le lendemain.
• Ne pas préciser les objectifs à atteindre lorsque ces derniers ne sont pas clairs ou explicites.
• Ne pas maîtriser les outils que vous allez utiliser.
  • Si nécessaire aller vous former sur l’utilisation d’un outil en ligne ou demander des accès à un environnement de test pour vous entrainer et être à l’aise
• Ne pas mettre à jour les outils utilisés au fur et à mesure de votre réflexion.
• Définissez dès le début des ateliers une personne qui aura la charge de faire évoluer chacun des outils.

Les bonnes pratiques à respecter :

• Remettez au centre des réflexions vos futurs clients.
• Composez une équipe pluridisciplinaire, et embarquer bien en amont du processus de création de votre stratégie des intervenants spécialisés pour identifier les contraintes technologiques, juridiques ou d’autres en fonction de votre secteur d’activité.
• Mettez-vous des objectifs à chaque atelier pour avancer progressivement vers la réalisation de votre stratégie sans vous démotiver.
• Gérez votre temps lors de vos ateliers
• Ne vous éloignez pas de votre but en vous posant souvent ces questions :
  • En quoi est ce que cette activité contribue à l’atteinte de mon objectif et quel est l’élément objectif qui me permettra de suivre sa contribution ?

Pour conclure nous avons pu brosser ensemble les grandes étapes nécessaires à la réalisation d’un atelier de cadrage d’une stratégie e-commerce avec l’aide d’outil du management visuel.

Pour vous aider et aller plus loin dans cette démarche nous vous proposons de consulter notre dernier livre blanc accessible sur notre site internet directement via ce lien : « Le commerce B2B, un nouvel enjeu stratégique pour les retailers ».

Ou encore nos différents articles comme celui dédié à la phase de cadrage d’un projet e-commerce (accessible via ce lien) qui est finalement la continuité de votre stratégie avec sa mise en place et son suivi.

N’hésitez pas également à nous contacter pour toute demande.

Pour terminer « un dessin vaut mieux qu’un long discours ».

 

Sources :

Tous les liens sont inclus dans l’article.

Pour aller plus loin :

Le site de Klaxoon contient de nombreux articles sur la thématique du management visuel.