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Changer – c’est un peu comme partir en voyage
Se lancer dans un changement, c’est un peu comme partir en voyage. Une fois la destination identifiée et ce qui motive ce choix (le pourquoi), il faut réfléchir à sa préparation. Quel est le climat dans la destination souhaitée ? Que devrais-je prendre avec moi pendant le voyage ? Dois-je faire des vaccins ? Est-ce que mes documents d’identité sont à jour ? Ai-je besoin d’apprendre une langue étrangère ? A l’image du voyage, tout changement en entreprise nécessite une phase de préparation afin de voyager dans de bonnes conditions. Et c’est justement ce à quoi sert le diagnostic du changement, outil indispensable de la conduite du changement. Il permet d’évaluer et comprendre la carte du changement à venir de manière à pouvoir tracer un itinéraire et savoir quoi emporter dans ses bagages.
Mais pourquoi donc faire un diagnostic du changement ?
L’adage dit « il vaut mieux prévenir que guérir ». Il en va de même pour les changements. Il vaut mieux anticiper et prévenir les difficultés. Un changement d’ERP, le lancement d’un nouveau produit, un déménagement ou une réorganisation ne rencontrent pas les mêmes enjeux. Ils induisent des impacts très différents sur les populations concernées et ne nécessitent pas les mêmes niveaux d’adoption.
Le diagnostic d’un changement permet de comprendre les tenants et aboutissants. Il aide à évaluer le degré de perturbation du quotidien, et d’identifier les personnes qui seront les plus impactées par ces évolutions. Cela permet par la suite de déterminer la stratégie la plus adaptée à la situation pour mieux préparer, équiper et soutenir les équipes tout en respectant les étapes que chaque individu traverse lors d’un changement.
Faire un diagnostic permet d’éviter un certain nombre d’erreurs communes, parmi lesquelles :
- Ne pas avoir de cap clairement défini : le manque de clarté dans la direction à prendre, ainsi que les raisons qui poussent à changer, représentent des défis majeurs dans la gestion du changement. Il est en effet difficile de se projeter dans l’avenir lorsque la destination semble imprécise et que les motivations derrière le choix de cet objectif ne sont pas clairement comprises
- Ne pas prendre en compte les différentes dimensions du changement : par exemple penser que l’on met en œuvre un changement de technologie, et lors du déploiement, se rendre compte que c’est aussi un changement culturel, de processus, de pratiques ou de croyances ;
- Ne pas prendre en compte tous les groupes impactés dans la conception du changement et des mesures d’accompagnement;
- Ne pas prendre en compte les étapes que devront traverser les individus : Changer est un processus. Il faut soutenir les collaborateurs à travers chaque étape de celui-ci. Une erreur commune est par exemple de demander à des collaborateurs de suivre des formations, sans qu’ils aient eu le temps de comprendre le périmètre du changement et pourquoi il est nécessaire de changer.
- Ne pas prendre en compte les expériences passées. Une organisation, comme les individus qui la composent, a de la mémoire. Si des changements passés ont été vécu comme des expériences difficiles, l’organisation dans son ensemble et les personnes qui la constituent seront moins favorables, voir réfractaires, à un changement futur, quel que soit le bien-fondé de celui-ci.
Les éléments clé d’un bon diagnostic – décrypter la carte du changement
Préparer un voyage peut se faire de manière autonome. Par exemple, vous pouvez lire des guides de voyage, consulter des forums ou d’autres sites spécialisés. Cela peut toutefois prendre du temps. Vous pouvez aussi faire appel à l’expérience et l’expertise d’une personne qui voyage beaucoup ou qui connaît déjà la destination. Il en va de même pour les organisations qui peuvent se lancer dans le changement de manière autonome. Faire appel à un change manager, c’est s’appuyer sur une expertise en accompagnement au changement qui vous soutiendra pour poser un bon diagnostic et préparer au mieux le voyage.
Les dimensions d’un bon diagnostic
- Un bon diagnostic permet d’identifier le quoi (ce qui va changer) et le qui (comment les individus, les groupes ou l’organisation vont être impactés et comment ils perçoivent le changement).
- Il permet d’identifier ce qui va changer dans l’organisation – les impacts organisationnels -, que ce soient des éléments tangibles, comme des processus, des outils, des organigrammes, de même que des éléments plus intangibles tels que la culture d’entreprise, les croyances, les comportements.
- Il permet de vérifier la solidité du ‘pourquoi’ du changement – à quel(s) enjeu(x) le changement répond-t-il ? Est-ce que le problème à résoudre est bien compris ? Sommes-nous sur le bon objectif ? Qu’est-ce qui pousse l’organisation à changer ? Est-ce que le changement est souhaité ou imposé ?
- Il permet d’évaluer le niveau de préparation de l’organisation et de ses participants ainsi que l’écart entre l’état actuel et l’état futur. Est-ce que les participants au voyage sont prêts et bien préparés ? Lors de changements en entreprise, tout le monde a un rôle à jouer, des collaborateurs aux membres de la direction, en passant par les managers de proximité. Le diagnostic permet de déterminer l’état de préparation au changement des participants et d’identifier ce dont ils ont besoin pour jouer leur rôle. En cela, il aide à anticiper les résistances possibles, de même qu’à identifier les leviers et points d’appui sur lesquels s’appuyer lors de la mise en œuvre du changement.
A l’issue du diagnostic, l’organisation ou le projet sont idéalement positionnées pour développer une approche d’accompagnement au changement correspondant au défi que celui-ci représente pour l’organisation et les différents groupes impactés. Prendre le temps de comprendre le changement permet par conséquent de faire de meilleurs choix dans les tactiques d’accompagnement. De plus, il aide à bien dimensionner l’accompagnement, en prenant en compte les individus qui vont vivre le changement.
De l’analyse de la carte à la préparation d’un itinéraire
Du diagnostic découle ensuite la définition d’une stratégie de conduite du changement. La compréhension fine des impacts permet de déterminer la ou les tactiques les plus adéquates en fonction du changement, de la culture de l’organisation, du degré d’implication souhaité des principaux concernés, en vue de faciliter l’adoption du changement et de soutenir les populations impactées. Cela passe par des communications adaptées au langage et au contexte des différentes populations. Le diagnostic permet aussi de prévoir des formations basées sur les besoins des groupes concernés par le changement. Enfin, il favorise la mise en place d’activités de mobilisation adaptées à la culture et aux contraintes métier des organisations.
Bien préparer son voyage ne signifie pas qu’il n’y aura pas d’imprévus. L’itinéraire pourra évoluer en fonction de la météo, de la route, des rencontres. Il permet cependant de se lancer de manière plus sereine et de bien préparer ses bagages. En outres, pendant le voyage, il s’agira d’être agile et souple afin d’adapter au mieux les actions aux imprévus rencontrés sur la route.
Plus le voyage sera complexe, plus il y aura de participants, plus une bonne préparation sera nécessaire. Alors n’attendez pas, lancez vous dans le diagnostic de votre changement.
Et vous ? Où en êtes-vous dans votre changement ? Les cartes et bagages sont-ils prêts ? Êtes-vous déjà en route ? Ou auriez-vous besoin d’aide pour diagnostiquer et préparer votre prochain changement ?
Si vos transformations rencontrent des difficultés, ne restez pas dans l’impasse. Contactez-nous pour discuter d’un accompagnement adapté à la réalité de votre organisation. Notre équipe expérimentée est prête à vous apporter le soutien nécessaire pour trouver des solutions et améliorer votre situation. Ne laissez pas le changement vous submerger, embrassez-le avec le Change Management à vos côtés.
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