La notion de capacity planning est très souvent utilisée dans le monde de l’entreprise et devient indispensable pour leur stratégie. Il faut, cependant, savoir que ce concept est plutôt ancien.

C’est lors de la première guerre mondiale que nait le capacity planning.

A cette époque, la planification des ressources humaines et matérielles est assez complexe et réalisée dans l’urgence. Beaucoup de français pensent que la guerre va être courte et les besoins sont, parfois, sous-évalués. Par exemple, on constate la mobilisation tardive des troupes françaises, qui commence en même temps que la guerre. Il n’y a donc pas d’anticipation. Très peu de soldats étant professionnels, il faut recruter au plus vite. Le but est de contrer l’offensive allemande et de garantir au moins la proportionnalité face aux effectifs ennemis.

En 1914, l’État-Major Général de l’Armée française décide d’utiliser le Plan XVII de planification établi en 1913. Ce plan prévoit entre autres la mobilisation des forces armées, leur concentration mais aussi l’acheminement des troupes via les chemins de fer. Les besoins sont déterminés, la disponibilité des ressources et leur acheminement sont évalués, et leur déploiement est établi.

Les prémices du capacity planning apparaissent donc dans le milieu militaire. Le concept s’est ensuite étendu au milieu industriel (automobile, grande distribution, textile…). Les entreprises y trouvent alors un nouvel angle stratégique : répondre plus précisément aux besoins de leurs clients tout en anticipant les ressources mais aussi les contraintes liées à la production. Son utilisation s’étend depuis les années 80 aux directions des systèmes d’informations.

Né à des fins d’organisation militaire, le capacity planning est maintenant devenu un réel enjeu pour la performance des entreprises.

Voyons ensemble ce qu’est le capacity planning et comment le mettre en place !

Définition générale du capacity planning

Description sommaire du capacity planning

Concrètement, le capacity planning consiste à :

• L’évaluation des ressources actuelles et futures (celles citées plus haut) ;
• L’anticipation de la demande et des nouveaux besoins
• Pour optimiser l’allocation des ressources (réduction des coûts, hausse de la performance, répondre au plus juste à la demande client…)

À l’image de certains concepts managériaux (stratégie, leadership…), le capacity planning est un bel exemple de l’inspiration qu’insuffle le monde militaire dans celui des affaires :

• Les collaborateurs VS les soldats
• Les équipements VS les équipements militaires
• Les infrastructures VS hôpitaux etc.
• Les réseaux VS réseaux d’informations / résistance
• Les budgets
• Le stockage VS stockage des denrées, des armes militaires…

Au-delà du secteur industriel, il est important de souligner que l’émergence du numérique marque de plus en plus notre quotidien. À tel point qu’aujourd’hui les grandes entreprises ont toutes intégré l’utilisation et la maitrise de l’informatique comme une source de création de valeur. Par écho, la DSI détient un rôle central dans la croissance des différentes organisations qui évoluent dans un environnement très concurrentiel. Elle n’échappe donc pas à l’utilisation du capacity planning.

La temporalité dans le capacity planning

Mais l’évolution perpétuelle de l’environnement dans lequel évoluent les organisations complique nettement le processus. Anticiper les besoins en capacité sur le long terme est quasiment impossible. Afin d’utiliser le capacity planning de la façon la plus optimale possible, il est indispensable de prendre en compte la notion de temporalité, qui se découpe comme suit :

• Court terme (généralement quelques semaines) : l’objectif est d’optimiser l’utilisation des ressources existantes pour répondre aux besoins actuels des clients tout en maintenant la gestion opérationnelle. L’analyse capacitaire se fera via un plan de charge des ressources nominatives.
• Moyen terme (généralement quelques mois) : l’objectif est d’anticiper les nouveaux projets en vue du développement de l’organisation. L’analyse capacitaire se fera via un plan de charge des ressources génériques, c’est-à-dire par profil / compétences (chef de projet, profil technique…).
• Long terme (généralement en trimestres / années) : l’objectif est de pérenniser la stratégie générale de l’entreprise. L’analyse capacitaire se fera via un plan de charge des ressources budgétaire en jours homme, c’est-à-dire la charge de travail nécessaire (nombre de jours homme) à la réalisation des projets.

Cette notion de temporalité intervient dans tous les aspects du capacity planning, pour lequel plusieurs visions existent : la vision projet et la vision organisationnelle.

Différence entre la vision projet et la vision organisationnelle

Généralement, lorsque l’on parle de temporalité à court terme, le capacity planning traduit un aspect plutôt projet. En d’autres mots, cela traduit la prévision de ressources spécifiques clairement identifiées pour un projet donné.

Le capacity planning organisationnel correspond plutôt au déploiement général de la stratégie d’entreprise à long terme. Cela signifie que l’on va chercher à identifier les capacités globales de l’organisation pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.

 

Planifier et gérer les ressources est un processus essentiel pour les entreprises aujourd’hui, tout comme il l’a été pour l’armée française il y a une centaine d’années. Il constitue un enjeu majeur pour garantir et augmenter la performance.

Voyons comment le mettre en place !

La mise en place du capacity planning

Les étapes respectées lors de la Première Guerre Mondiale rejoignent celles utilisées aujourd’hui en entreprise lors de la mise en place d’un capacity planning :

 

1. Collecte des besoins

   A la suite de la définition des objectifs : il faut estimer les besoins de l’organisation en fonction de ses objectifs (ressources humaines, infrastructures, ressources matérielles…). Cette première évaluation va permettre d’avoir une vision globale et de savoir comment atteindre les objectifs stratégiques. Afin d’être certain de répondre à ces besoins, il est intéressant de développer des KPI permettant de mesurer la capacité de l’entreprise à garantir la performance (temps de traitement, nombre de projets en cours, taux d’absentéisme des ressources, taux d’utilisation des ressources, taux de retard, les coûts…).

2. Le recensement des ressources disponibles

   Après avoir identifié les besoins, il faut s’assurer de leur comptabilité avec les ressources disponibles dans l’entreprise. Si nécessaire, il faudra mesurer l’écart entre la capacité requise et la capacité actuelle. Pour ce faire, il convient de recenser les ressources humaines par compétence / profil, leur disponibilité (bande passante, absence potentielle etc.) mais aussi les ressources matérielles (infrastructures, réseaux…). Il est également important de déterminer le coût des ressources.

3. Construction du capacity planning 

   C’est l’étape durant laquelle il va falloir attribuer la bonne ressource au bon projet. Pour cela, il est intéressant de réaliser plusieurs scénarios (différentes ressources sur tel ou tel projet, augmenter ou baisser le niveau de ressource sur un projet…). Le but est d’évaluer toutes les options possibles et de choisir la plus optimale.

4. Processus de suivi :

   Afin de suivre la performance du capacity planning choisi, il faut étudier les différents KPI défini. Il est important de ne pas laisser le capacity planning figé et de maintenir une certaine flexibilité. Les changements sont inévitables, car le contexte évolue constamment. Des ajustements continus sont donc nécessaires, en fonction de la disponibilité des ressources mais aussi de la situation générale de l’entreprise (changement stratégique, budget non disponible ou débloqué, priorisation de certains projets…).

Des forces armées à la DSI d’une organisation, le capacity planning est un axe de performance non négligeable. Ce dernier comporte de nombreux enjeux : réduction des coûts, optimisation de l’utilisation des ressources et machines, demande pleinement satisfaite dans un monde ultra concurrentiel. Ceci en fait un atout majeur lorsqu’il est maîtrisé, bien qu’il reste très complexe à mettre en place.

L’environnement actuel est en perpétuelle évolution, ce qui complique la planification précise de la capacité dont dispose une organisation. Afin de réussir à mettre en place un capacity planning clair et au plus proche de la réalité, il est vivement conseillé de s’aider d’outil de management par projet, tels que les outils PPM. Pour vous aider dans ce choix, vous pouvez vous référer à l’article : Outil PPM : Comment choisir le bon outil ?