Dialogue compétitif : quelle stratégie d’achat adopter pour le réaliser ?

Le dialogue compétitif est un mode d’appel d’offres qui, selon nous, fait ses preuves. Certes long de prime abord, il permet de gagner du temps à moyen et long terme. Cependant, ce mode étant régi par le code des marchés publics, de nombreuses règles sont à vérifier avant de l’utiliser. Les achats doivent donc être vigilants : suivre des étapes précises, vérifier les cas d’usage pouvant faire appel au Dialogue compétitif, poser les bonnes questions… autant d’éléments expliqués ci-dessous.

1. Un Dialogue compétitif, c’est quoi ?

Tout d’abord, un dialogue compétitif est une procédure d’appels d’offre public du marché français. Il permet aux acheteurs d’inciter plusieurs candidats à participer à cet appel d’offres, sous la forme d’un dialogue, et donc de tenter de répondre au marché qui est ouvert, suite à ces échanges.
Ces candidats y participent sur invitation.
Trois critères principaux peuvent donner l’idée aux équipes des achats d’avoir recours au dialogue compétitif :

• le fait que les éditeurs ou intégrateurs peuvent apporter une solution au marché
• la volonté de piloter un groupe restreint de répondants
• la volonté de tester un produit ou un ensemble de produits qui serait la solution à adopter (aussi bien pour donner l’opportunité de présenter un cas d’usage, que pour prouver l’apport de valeur au client, etc.)

A noter que c’est un mode de passation des contrats publics qui a été instauré récemment, par la directive communautaire 2004/18/CE du 31 mars 2004.

2. Quand faire appel à un dialogue compétitif ?

Ce mode d’appel d’offre est très encadré par le code du marché public.

Le dialogue compétitif ne peut être utilisé que dans ces 5 cas d’usages très précis pour les directions Achat :

1. Lorsque le besoin ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles. Par exemple, si vous ne trouvez pas d’outils sur étagère qui répondent au besoin du marché alors que c’est une contrainte forte dudit marché, vous pouvez réaliser un dialogue compétitif.
2. Lorsque le besoin consiste en une solution innovante. Le caractère innovant peut consister dans la mise en œuvre de nouveaux procédés (aussi bien de production comme de construction), ou d’une nouvelle méthode de commercialisation, ou encore d’une nouvelle méthode organisationnelle de l’entreprise (dans les pratiques, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures).
3. Lorsque le marché comporte des prestations de conception (POC). Quand vous voulez faire une démo de la conception, pour aider au séquencement de la procédure, lors des rounds du dialogue.
4. Lorsque le pouvoir adjudicateur n’est pas en mesure de définir, à cette phase, les spécifications techniques avec une précision suffisante en se référant à une norme, une évaluation technique, une spécification technique commune ou un référentiel technique. Il permet de construire progressivement votre cadre technique et fonctionnel grâce au dialogue compétitif.
5. Lorsque, dans le cadre d’un appel d’offres classique déjà lancé sur ce marché, des offres irrégulières ou inacceptables ont déjà été présentées.

Ces critères ne sont pas cumulatifs : un seul cas d’usage valable suffit à invoquer un Dialogue compétitif par les achats.

3. Stratégie d’achat pour aider au choix de la procédure de dialogue compétitif

La stratégie d’achat permet de déterminer toutes les techniques et tactiques à activer pour faire le bon choix de la procédure. Elle sert à améliorer l’efficience du processus achat. En parallèle, elle définit également quand et comment activer ces techniques.
Elle permet donc de :

• Sécuriser l’exécution du marché
• Assurer l’adéquation entre le besoin et le marché fournisseur
• Réduire les risques inhérents à la procédure marché (risque précontractuel, infructueux, vice de forme/vice de procédure)
• Optimiser le rapport qualité / prix, en cherchant à activer le plus de leviers d’optimisation des achats tout en restant dans le cadre du Code de la Commande Publique (CCP)

4. Ceci se réalise en 3 étapes qui chacune crée une composante essentielle du dialogue compétitif :

Étape 1 – La rédaction des exigences fonctionnelles et techniques (IT, sécurité, hébergement, etc.)

En sortie nous obtenons donc une expression de besoin, mais ce ne sont pas des spécifications.

Étape 2 – Le sourcing du marché fournisseurs

Le but est de produire un benchmark des solutions potentielles (intégrateurs, ou éditeurs avec ou sans intégrateur) pour vérifier que les répondants sont en capacité à répondre au marché

Étape 3 – Le cadre réglementaire du CCP

Il permet de construire le Cahier des Clauses Particulières. Ceci définit les éléments tangibles du marché que sont le montant, la durée, etc.
Après ces 3 étapes, nous arrivons sur le choix des procédures.

5. Les leviers d’optimisation pour les achats pour réussir le Dialogue compétitif

• Segmentation fournisseur : jouer sur la procédure et la cible fournisseur, notamment avec le Bordereau de Prix unitaire (BPU) qui permet d’améliorer le rapport qualité/prix
• Massification : jouer sur la durée et le dimensionnement des prestations attendues dans le marché. En jouant avec le Détail Quantitatif Estimatif (DQE) et en regroupant les besoins dans une grille de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), nous pouvons mieux visualiser notamment s’il faut, par exemple : augmenter la durée du marché, ou augmenter la taille des Unités d’œuvre (UO), ou s’il faut fixer un montant minimum et maximum pour améliorer l’attractivité du marché
• Décomposition des prix : avoir le détail sur la structure du prix pour faciliter la comparaison voire négocier ses composants : demander la décomposition des prix d’unité d’œuvre ou de forfait en TJM par profil permet d’être plus fin dans le besoin et donc le coût final
• Mise en concurrence : Jouer la possibilité de remettre en concurrence en fonction des besoins
• Description des prestations attendues : jouer sur les spécifications attendues des prestations du BPU et / ou du DPGF. Ceci est primordial pour une exécution correcte du marché ! Pensez à :
  • Coller le plus possible aux pratiques du marché fournisseur pour éviter les coûts cachés
  • Bien décrire ce qui relève du forfait et des bons de commande en terme d’exigences en matière de délais, et de qualité attendue
  • Réduire au maximum les UO au TJM (qui par définition ne sont pas analysables)
• Négociation : négocier les tarifs et le contenu des prestations pour améliorer le rapport qualité prix. La clé peut être dans le fait d’institutionnaliser cette partie, avec une ou plusieurs phases de négociation (Procédure avec négociation (PAN) ou DC)
• Critérisation : jouer sur les critères d’attribution pour améliorer l’attractivité du marché et donc le niveau de concurrence. Ne pas hésiter non plus à décomposer le critère qualité en sous-critères, et de jouer sur la pondération des critères et de ces sous-critères, avant la publication du marché bien entendu.
• Pénalité : jouer sur le montant des pénalités et les modalités d’activation, mais attention ! Il faut bien sûr intégrer des clauses de pénalités, mais celles-ci ne doivent pas être dissuasives. Elles permettent simplement de sécuriser l’exécution du marché, et d’écarter les candidats peu sérieux
• Modalités d’exécution : Jouer sur les avances, acomptes et les modalités de paiement pour améliorer l’attractivité du marché
• Innovation : Mettre en place un dialogue compétitif pour coconstruire le produit ou service attendu, avec toutes les parties prenantes du marché

6. Les questions à se poser pendant la stratégie d’achat pour le choix de la procédure

A. Structure du marché :

Ces questions sont à trancher avant de lancer le Dialogue compétitif. Selon nous elles structurent le marché et sont attendues également par les candidats.

• Souhaitons-nous un projet en mode Agile ou en cycle en V?
• Quels montant et durée du marché MOE ?
• Quels montant et durée du marché AMOA ?
• Devons-nous privilégier un marché éditeur, intégrateur ou un groupement ?
• Quel taux de couverture fonctionnelle, par rapport à l’Expression de besoin initiale, est attendu ?
• Souhaitons-nous du développement spécifique ou une solution « clé en main » du marché ?
• Faut-il prévoir l’intégration d’un POC ou de simples démos par Use cases ?

B. Les critères de sélection :

Lesquels définir ? Avec quelle répartition entre les notes ? Comment les structurer pour bien évaluer chaque candidat, pour apporter une notation de manière la plus exhaustive et objective possible ?

C. Arbitrage : comment réaliser le choix de la procédure ?

• Y’a-t-il un risque de marché infructueux ?
• Quelle est la complexité d’exécution ?
• Voulons-nous rendre possible une phase de négociation ?
• Quel est le planning attendu ?
• Quel est le coût estimé de la procédure ?
• Quels recours précontractuels existent-ils ?
• Le choix final sera-t-il complexe à faire ?

7. Choix de la procédure

Il y a 4 choix possibles pour mener l’appel d’offres (AO) :

• L’appel d’offres « classique » : 1 seul appel d’offre pour un groupement intégrateur/éditeur, où il ne sera pas possible de négocier
• La procédure avec négociation (PAN), anciennement procédure concurrentielle négociée (PCN), permet de négocier les conditions du marché, notamment celles tarifaires sur la base d’un BPU défini en amont
• Le dialogue compétitif
• Et l’Appel d’offres alloti, avec un AO éditeur et un autre AO intégrateur. Les deux appels d’offres se dérouleront de manière séquentielle : dans un premier temps le choix des composants logiciels. Puis dans un second temps, le choix de l’intégrateur de ces composants

En général, les acheteurs, à partir des grilles de leviers vu précédemment, mettent à plat les besoins par mode d’appel d’offres et prennent leur décision.

Ce mode d’appel d’offres est ainsi vraiment différent de ceux habituels. En tant que Décisionnaires, avec les Achats, vous avez la main sur l’avancement, et le dialogue mis en place, entre vous et les différents candidats (ou groupement de candidats) permet donc de stabiliser et de mieux appréhender un projet complexe, que ce soit financièrement, fonctionnellement, juridiquement.

Pour la suite d’un dialogue, rendez-vous ici pour découvrir le déroulement du Dialogue, des étapes et des livrables !

Et contactez-nous pour mettre en place ce mode d’appel d’offres !