Dialogue compétitif : phases et livrables

Comme présenté dans mon précédent article, choisir le Dialogue compétitif pour ouvrir un marché est une décision murie, choisie, régulée, et souvent très utile à plus long terme. Vous découvrirez ci-dessous le contenu dudit dialogue compétitif : les phases du planning, ainsi que les livrables que nous avons été mené à rédiger.

1. Le planning global du dialogue compétitif

A. Phase 1 du planning – Candidature au dialogue compétitif

Cette phase dure en moyenne de 3 à 4 mois. Elle sert à préparer le marché. Le principal livrable produit est le DCE initial, détaillé au paragraphe suivant.
Afin que cette phase se déroule dans de bonnes conditions, nous vous proposons ces bonnes pratiques :

• Diffusion d’un webinar de présentation du marché
• Publication sur l’UGAP pour les marchés publics
• Publicité sur les réseaux professionnels, comme LinkedIn

Ceci permet en effet d’obtenir le plus d’offres de qualité possibles !
Ensuite, les candidats partagent leur offre initiale en réponse au DCE. Il s’agit donc ici d’une présentation globale dans laquelle ils démontrent qu’ils peuvent participer au marché, selon les conditions et exigences fournies dans le DCE, en plus d’une première réponse fonctionnelle.
S’en suit une sélection qui permet de préparer une short list. Une analyse fine des candidatures permet d’identifier au maximum 5 candidats, qui seront invités pour la suite la procédure : la phase Offre.

B. Phase 2 du planning – Offre

Dans le schéma du bandeau de cet article, nous présentons un exemple de Dialogue compétitif composé de :

• 1 cadrage du dialogue
• 5 rounds
• Et l’analyse des offres finales

D’abord, le cadrage a pour objectif de présenter le marché et ses contraintes d’un point de vue Achats. Cette réunion dure ici 4 heures, et doit être identique pour les 5 (maximum) candidats sélectionnés.

Ensuite, nous présentons 5 rounds.
Nous démarrons avec 3 rounds « Bordereau de Prix Unitaire + présentation fonctionnelle ». Nous traitons donc bien ces 2 sujets sur un même round, une partie sur les prix et la décomposition de l’attendu et une partie sur le backlog présent dans le Programme Fonctionnel Intermédiaire (PF Int., détaillé plus bas).
Finalement, en dernière étape, deux rounds permettent d’aborder :

• La partie Tarif : s’y opèrent la négociation des prix, la revue des estimations de chiffrage…
• et le CCAP (clauses administratives du marché : la propriété intellectuelle par ex.)

C. Phase 3 du planning – Analyse des offres finales du Dialogue compétitif

Nous terminons par la phase d’analyse des offres. Cette période, qui démarre à la réception des offres finales des candidats, permet de déterminer la meilleure candidature pour répondre au marché, et dure en moyenne un peu plus d’un mois.
C’est une phase classique d’analyse, les candidats étant contraints par les mêmes exigences en termes de délai de réponses, de livrables à produire. L’analyse prend du temps !
Ainsi, le dialogue compétitif dure plusieurs mois ! Ceci peut paraitre long, comparé aux autres modes d’appels d’offre habituels. Mais au final, nous constatons un réel gain de temps sur la conception au démarrage projet. En effet, les équipes ont déjà travaillé ensemble sur les éléments structurants du projet !
Mais le gros du projet tient à tous les livrables à préparer par phase.

2. Préparation du marché : le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

Lors de la Phase 1, nous devons produire plusieurs livrables clés, dans leur version initiale. Ces documents évolueront durant toute la durée du projet, suite aux échanges menés avec toutes les parties prenantes.

A. Règlement de consultation (RC)

Ce document définit les modalités du marché et comporte une vingtaine de pages, et détaille une définition de l’acheteur, l’objet du marché, des informations et renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique, la procédure, et les modalités de présentation des offres pour les candidats.

B. Cahier des clauses administratives particulières initiales CCAP

C’est un prérequis des marchés publics, qui permet de définir les différentes modalités administratives du marché du dialogue compétitif.
La procédure, son délai, le lieu d’exécution du marché : il contient les éléments juridiques du marché et est délivré par les achats. Ce document est commun à tout marché public.

C. Programme fonctionnel initial (PF Init.) :

C’est le nom du cahier des charges.
Il contient une description des différents acteurs du marché, le contexte, les enjeux, les objectifs attendus, une ébauche de backlog, et les détails des unités d’œuvre (UO) qui constituent le marché.
Il contient également le mode de fonctionnement attendu entre les différentes parties prenantes. Une présentation succincte de l’architecture fonctionnelle peut y être introduite afin de mieux comprendre les attentes globales et les briques, fonctionnelles comme techniques, à intégrer.
Il permet de décrire toutes les fonctionnalités que vous souhaitez obtenir dans le marché. Du back office, du front office, des exigences techniques, des raccordements avec d’autres acteurs, des PSP, etc., il présente les briques dont vous avez besoin. Il contient donc une ébauche de backlog : les Epics déjà identifiées, les User Stories dans une 1ère version, sont de bons éléments afin que les candidats appréhendent au mieux les besoins… et puissent les évaluer et les chiffrer, en parallèle des UO détaillées.
Il peut également permettre de définir le périmètre attendu en MVP, puis pour des versions ultérieures.

En résumé, il comporte ces chapitres :

• Le contexte : marchés, acteurs, ambitions, organisation…
• Une architecture applicative ou fonctionnelle pressentie de la solution attendue
• L’intégration technique, avec les briques attendues (MDM, CRM, GED, PSP…)
• Un périmètre fonctionnel sous la forme d’un backlog produit : les user stories et les epics déjà identifiées (sert au chiffrage pour les candidats)
• Les UO décrites aussi bien sur la modalité de paiement (licence, durée d’exécution…) que l’attendu
• Les profils recherchés (compétences, expériences…)

Il est initial car va évoluer tout au long du dialogue grâce aux échanges avec les candidats.

D. Annexes

Cadre de candidatures

Il contient les informations utiles au choix des entreprises : dénomination, groupement en co-traitance ou sous-traitante, CA, effectif…
D’autres annexes peuvent être fournies
Nous avons par exemple ajouter les comptes-rendus des webinars de présentation du marché.
Finalement l’ensemble de ces documents est partagé ! Il ne reste plus aux candidats qu’à répondre dans les temps impartis !

3. Sélection de la short list

Il est alors temps de découvrir les demandes entrantes de candidatures. A noter que tout le monde peut répondre, c’est une offre ouverte.
Cependant il faut 5 acteurs en short list : s’il y a moins de 5 candidats, alors le marché est déclaré caduque. Toutefois, s’il y en a plus de 6, il faut sélectionner les 5 candidats maximum que vous allez recevoir.

A ce stade, il y a deux livrables majeurs à produire :

• Analyse conformité des demandes de candidature : il s’agit de vérifier que le marché ne sera pas à risque ni pour l’acheteur, ni pour le candidat (taille et poids du marché Vs le candidat)
• Grille d’analyse des demandes de candidature : comme tout AO, une grille d’analyse, pondérée, permet d’affiner le résultat et de sélectionner 5 candidats

Ainsi tout est préparé pour lancer le marché ! Mais il reste de nombreuses étapes à préparer avant la première réunion…

4. Avant le lancement du dialogue compétitif

A. RACI Du Dialogue Compétitif :

Il ne faut surtout pas négliger cette étape : beaucoup d’efforts logistiques sont fournis au début !
Lister l’ensemble des tâches et livrables du Dialogue compétitif, entre les parties prenantes et les candidats, est primordial. Les rôles doivent donc être établis de manière claire dès le début.

B. Planning des Rounds :

Les rounds échelonnent les échanges. Ce sont des réunions qui durent une demi-journée. Chaque candidat reçoit le même brief pour préparer son round. Les questions posées et les réponses apportées sont partagées à tous les candidats. Chacun doit en effet être traité équitablement. Notre recommandation est de faire 1 round par mois : nous avons tenté des rounds de 3 semaines mais ceci est trop court, aussi bien pour les répondants que pour les personnes pilotant la phase.

A noter qu’il vous faudra réaliser 5 rounds au minimum, et en démarrant par une réunion de cadrage « R0 », identique pour tous les candidats.
De plus, si à la fin du 5ème round, vous estimez qu’il vous manque des informations, vous pouvez prolonger le Dialogue compétitif. Il vous faudra alors éventuellement ajouter autant de rounds que nécessaires, et de la même manière pour tous les candidats.

C. Support de présentation des rounds R0, R1, R2, R3, R4, R5

Ne sous-estimez pas la présentation globale que vous ferez aux candidats ! Des supports clairs, explicites, structurés, sont la clé d’un bon partage d’informations.

D. Briefe des échanges R1, R2, R3, R4, R5…

A préparer de paire avec les supports des Rounds, vous devrez préparer des briefs pour les Rounds suivants, afin que les candidats puissent préparer leur part du travail. Des US à présenter en démo, des fichiers Excel de bordereau de prix, des éléments de présentation des attendus de la propriété intellectuelle… sont autant d’éléments que vous attendrez au Round suivant. Un bon briefe est donc indispensable.

5. Pendant le Dialogue compétitif

Les documents initiaux évoluent ; vous trouverez donc ces 4 livrables :

A. Bordereaux de Prix Unitaire (BPU) Initial

Il est présenté sous la forme d’un fichier Excel. Il comporte un ensemble des lignes qui représente l’ensemble du catalogue de prestations attendues dans le marché, qui fait plusieurs centaines de lignes. C’est donc une description de toutes les UO dont le projet aura besoin. En somme, c’est un catalogue de services.

B. Détail Quantitatif Estimatif (DQE) Initial

Ceci est la partie du BPU que vous proposez aux candidats : un estimation des quantités que vous commanderez, durant le marché, sur la plupart des lignes du BPU (nombre de licences prévues, nombre d’emails à router, nombre de machines virtuelles à mettre en place pour les différents environnements…) par année d’exécution du marché.
Il est construit sur la durée du marché, mais ne constitue en rien un engagement contractuel. En effet il permet de donner de la visibilité aux candidats et de comparer les offres finales des candidats. Ceci permet aussi de négocier durant les derniers rounds, étant donné que l’on compare des éléments qui sont comparables.

C. Programme Fonctionnel Intermédiaire (PFInt.)

Il s’agit d’une mise à jour du PFI, que vous pouvez envoyer entre les rounds 3 et 4 à tous les candidats.

D. Les comptes rendus des Rounds :

Réalisés durant chaque round, ils vous serviront lors de l’évaluation finale des candidats, mais aussi vous permettront d’évaluer au fur et à mesure du dialogue compétitif si vous aurez in fine besoin de plus de 5 rounds.

6. A la fin du dialogue compétitif : après le dernier Round

Durant tous les rounds, vous allez réaliser que vous êtes réellement en co-construction de vos livrables finaux, avec tous les candidats. Le but reste de leur donner la meilleure matière pour qu’ils fassent une meilleure offre finale sur le DCE final.
Vous allez donc produire les versions finales de tout ce qui constitue le dossier remis à tous les candidats. Il est composé de :

• Le Bordereaux de Prix Unitaire (BPU) Final, avec le Détail Quantitatif Estimatif (DQE) Final
• Programme Fonctionnel Final (PFF)
• Cahier des Clauses Administratives Particulières Final (CCAP) : il peut comporter des éléments techniques avec le CCAG TIC (clauses administratives)
• Règlement de consultation (RC) Final
• Des pièces administratives à compléter (acte de dépôt d’offre, acte d’engagement…)
• Et éventuellement, des annexes

Les candidats reçoivent ces éléments tous en même temps, et bénéficient encore une fois de la même échéance pour envoyer leur dossier.
Ensuite vient le temps d’analyser ces offres ! Rien de bien différent d’un appel d’offres classique. Votre grille d’analyse des candidatures comportera notamment une note technique, une analyse de la réponse fonctionnelle, avec éventuellement une note des démos réalisées sur les Rounds, une note de qualités des CV reçus, une note sur le prix…
Vous terminerez par faire votre choix, et envoyer une notifications d’attribution du marché à tous les participants au dialogue compétitif !

Nous avons l’expérience pour vous aider à mener votre dialogue compétitif : contactez-nous rapidement !